Der digitale Live-Event: eine präzise Vorbereitung ist das A und O.
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Dann machen wir den Event einfach digital.
Wie oft hört man diese Aussage in der heutigen Zeit? Oft. Doch ein physischer Live-Event eins zu eins virtuell zu machen ist leider nicht möglich. Jeder digitale Live-Event muss genauso geplant werden wie ein physischer Anlass allerdings sind die Vorbereitungen andere. Wie lässt sich den ein digitaler Event optimal planen? Welche Schritte sind für die Planung nötig? Anbei finden Sie die wichtigsten Punkte, welche beachtet werden sollten. |
Format, Funktionalität und Anzahl Teilnehmende bestimmen
Grundsätzlich unterscheidet man unter folgenden digitalen Event-Formen:
- Hybrid-Event
Mit diesem Event Format richten Sie sich an Publikum an einem physischen Ort sowie an online Publikum. Dieses Event Format ist kosteneffizient und ermöglicht es, die Reichweite auszuweiten. Beide Teilnehmenden (Online- und Live-Publikum) können in einer möglichen Frage- und Antwortrunde teilnehmen. - Streaming Webcast-Event
Hier handelt es sich um eine Echtzeit-Wiedergabe der Veranstaltung an ein Onlinepublikum. Das für das Internet produzierte Bühnengeschehen wird gefilmt und auf eine Unternehmensseite, YouTube, Facebook etc. übertragen. - Web-Konferenz
Diese Event Form ist frei von physischer Präsenz vor Ort. Web-Konferenzen können virtuell als reine Videokonferenz oder als hybride Konferenz stattfinden. Bei der hybriden Variante wird eine «normale» Sitzung mit einer Videokonferenz ergänzt. Es entsteht so das Gefühl, dass sich sämtliche Teilnehmenden im selben Raum aufhalten. - Virtuelles Studio
Im Virtuellen Studio haben Sie die Möglichkeit, Ihre Referenten in eine fiktive, eigens für den Event hergestellte Umgebung zu setzen. Diese Form hebt sich aus der Masse der Zoom- und Team Events heraus und schafft Emotionen.
Die wichtigsten Fragen zur Planung
Hat man das Eventformat erstmals gewählt, die Funktionalitäten definiert und die Zielgruppe bestimmt, müssen folgende Fragen geklärt werden:
- Welche Technik?
Welche Technik ist bei den Teilnehmenden vorhanden? Muss eventuell technisches Equipment vorab verschickt werden? Ist die Technik selbsterklärend? - Wo steht das Studio?
Ein fest installiertes Studio bei einem Dienstleister bietet die beste Infrastruktur. Jedoch bietet ein temporäres Studio in einer Eventlocation eventuell mehr Charm, allerdings muss die nötige Technik erst aufgebaut werden. Ein eigner Raum in ihrem Unternehmen, welcher genutzt werden kann, gibt Wiedererkennung und ist kostengünstig. - Wie ist die Umgebungssituation beim Referenten oder bei den Referenten?
Wie ist der Hintergrund? Braucht es einen Videokonferenz-Knigge? Braucht es einen Stylisten? - Wie soll Übertragen werden?
Auf eine interaktive Website im Corporate Design Ihres Unternehmens? Auf Microsoft Teams oder Zoom? YouTube? Facebook? etc.etc. - Wie soll die Interaktion mit den Teilnehmenden stattfinden?
Mittels Umfrage, interaktive Frage Möglichkeit mit Moderatorfunktion, Gamification? etc.etc.. - Brauch es eine Auswertung des digitalen Events?
- Verfügt das Unternehmen über genügend Serverkapazität?
Ist die Netzstabilität sichergestellt? - etc.etc..
Sie sehen, die Anzahl der Fragen lässt erkennen, dass die Vorbereitung für einen digitalen Live-Event nicht unterschätzt werden darf. Je nach Grösse des Events braucht es zwei bis drei Wochen Vorlaufszeit. Ebenso muss ein Probetag einberechnet werden. Es ist wichtig, dass die IT mit der Veranstaltungstechnik Hand in Hand arbeitet. Hier hilft ein detailliertes Drehbuch in welchem die Verantwortlichkeiten genau aufgeführt sind.
Die grösste Hürde ist jedoch, dass man nicht beeinflussen kann, mit welchem Gerät der Event-Gast am Event teilnimmt. Hier bestimmt bei einem digitalen Event das schwächste Glied den Gesamtaufbau.
Ein Ziel - viele Wege
Es gibt viele Wege zu einem erfolgreichen digitalen Live-Event. Wichtig ist, dass Sie wissen was Sie mit Ihrem digitalen Anlass erreichen möchten. Nur so lässt sich die beste technische Lösung optimal adaptieren.
Dass Beste an einem digitalen Event ist jedoch, dass er trotz allem, in jedem Fall durchführbar ist. Besser eine virtuelle Begegnung als keine!
Haben Sie Fragen? marketing experience steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!